GED du cabinet & open source

Quelles sont les fonctionnalités attendues d’une GED aujourd’hui ? Quels bénéfices pour l’utilisateur ?

Accessible

La GED devient le seul espace de stockage, nous travaillons au bureau mais aussi chez les clients, à la maison…. la GED doit donc être facilement accessible de n’importe quel endroit. C’est un élément clé pour l’acceptation par les collaborateurs. Plus elle sera facilement accessible et plus l’automatisme de stockage dans la GED sera évident.

Une recherche efficace

Un moteur de recherche rapide est indispensable à la GED. Lors d’une recherche sur internet, nous avons des résultats en quelques secondes. Les utilisateurs de la GED ne comprendraient pas s’ils attendaient 30 secondes pour avoir leur résultat. La recherche doit pouvoir se faire sur des mots clefs mais également en mode “Full-text”, sur tout le contenu des documents. L’idéal se trouve sans doute dans une recherche à deux niveaux, un premier niveau style Google avec un seul champ et un second mode de recherche plus complexe pour des recherches particulières.

Collaborative

Derrière ce mot que l’on retrouve aujourd’hui partout, on peut lister quelques fonctionnalités nécessaires à la GED. Le mode collaboratif permettra de savoir qui a modifié le document, qui l’a extrait et travaille actuellement dessus. L’ajout de commentaire permettra également à chacun de connaitre les apports de ses collègues. Et puisqu’il nous est permis de rêver, un travail à plusieurs en simultané sur le même document est un plus indéniable, comme le propose Google Docs. Si la GED ne propose pas ce service, de nombreux outils le propose aujourd’hui.

Gestion des versions

Que ce soit pour revenir à une version précédente, pour identifier les modifications propres à un collaborateur, la gestion des différentes versions d’un document est un service clé de la GED qui devient indispensable si l’on souhaite utiliser la GED en collaboration avec nos clients. La gestion des versions peut être un simple numéro qui s’incrémente seul ou bien une numérotation plus complexe propre au cabinet. L’essentiel est de garder la traçabilité des modifications.

Off line

La majorité des ordinateurs sont des portables et nous intervenons souvent en déplacement. Les cartes 3G, le wifi sont des solutions aujourd’hui accessibles. Mais dans le TGV, en campagne… lorsque nous n’avons pas de connexion internet, pouvons-nous n’avoir aucun document ? La GED doit être le seul espace de stockage, et pour éviter que des documents ne trainent sur les postes de chacun, un mode d’extraction, voir de synchronisation est indispensable à la GED.

Les workflows

Marquer un document pour relecture, recevoir la liste des documents mis à jour par un client sont autant de scénarios de workflows.  L’objectif des workflows est de déclencher des évènements suite à la création/modification d’un document. Au delà du confort qu’apportent des automatismes, c’est également une source d’harmonisation au sein du cabinet.

Ces fonctionnalités apporteront de nouveaux services aux utilisateurs, elles facilitent l’adoption de ce nouvel outil tout en étant source de sécurité et de gain de temps. En cas de manque, d’autres outils peuvent venir en complément pour au final fournir une expérience nouvelle aux collaborateurs.